Definir objetivos e tema do hackathon
Prioridade: Alta
Prazo: 60 dias antes
Descrição: Reunir organizadores para definir os objetivos específicos do hackathon, como áreas de inovação, público-alvo e temas.
Montar equipe organizadora
Prioridade: Alta
Prazo: 60 dias antes
Descrição: Identificar e recrutar os membros da equipe organizadora, incluindo coordenador geral, gerente de projetos, equipe financeira, jurídica, e de comunicação.
Escolher data e local do evento
Prioridade: Alta
Prazo: 55 dias antes
Descrição: Reservar o local e confirmar datas, levando em consideração a disponibilidade de participantes e a infraestrutura necessária.
Elaborar cronograma detalhado do evento
Prioridade: Alta
Prazo: 50 dias antes
Descrição: Desenvolver o cronograma do evento, incluindo capacitações, mentorias, sessões de desenvolvimento e apresentações finais.
Definir os desafios do hackathon
Prioridade: Alta
Prazo: 50 dias antes
Descrição: Identificar problemas ou oportunidades a serem resolvidos durante o hackathon. Isso pode ser feito internamente ou com parceiros.
Criar identidade visual e materiais gráficos
Prioridade: Média
Prazo: 45 dias antes
Descrição: Desenvolver logotipos, banners, cartazes e outros materiais gráficos para o evento.
Desenvolver estratégia de divulgação e abrir inscrições
Prioridade: Alta
Prazo: 45 dias antes
Descrição: Planejar e executar a campanha de divulgação, incluindo postagens nas redes sociais, envio de convites e abertura de inscrições.
Contratar fornecedores de alimentação e serviços gerais
Prioridade: Média
Prazo: 40 dias antes
Descrição: Garantir os serviços de alimentação (lanches, coffee breaks, almoço e jantar) e logística de apoio, como segurança, limpeza e suporte técnico.
Organizar mobiliário e layout do espaço
Prioridade: Alta
Prazo: 35 dias antes
Descrição: Planejar o layout do evento, garantindo que haja mesas, cadeiras, pufes, áreas de descanso, espaço para apresentações e áreas de suporte técnico.
Montar kit de papelaria e recursos de prototipagem
Prioridade: Média
Prazo: 30 dias antes
Descrição: Comprar e organizar os materiais de papelaria (blocos, canetas, post-its) e recursos para prototipagem (papéis, flipcharts, quadros brancos).
Confirmar mentores e jurados
Prioridade: Alta
Prazo: 30 dias antes
Descrição: Selecionar e confirmar a participação dos mentores que irão guiar os participantes, além dos jurados que irão avaliar as soluções.
Enviar instruções aos participantes e confirmar presença
Prioridade: Alta
Prazo: 20 dias antes
Descrição: Enviar e-mails de confirmação aos inscritos com instruções detalhadas sobre o evento, incluindo local, horário e o que esperar.
Testar infraestrutura técnica e digital
Prioridade: Alta
Prazo: 10 dias antes
Descrição: Garantir que todo o equipamento técnico (Wi-Fi, projetores, microfones, computadores) funcione perfeitamente.
Montar o espaço e preparar o local
Prioridade: Alta
Prazo: 1 dia antes
Descrição: Preparar fisicamente o espaço do evento, organizando mesas, cadeiras, áreas de descanso e materiais gráficos.